Die Digitalisierung findet in vielen Bereichen statt und warum nicht auch in einem Kleingartenverein?
Als Mitglied eines Kleingartenverein habe ich mich dieser Aufgabe gestellt und mit Joomla 3.x realisiert. Neben einem modernen Internetauftritt, welcher auf dem Smartphone genauso gut funktioniert, wie auf den Rechnern, sollte gleichzeitig eine moderne Plattform für den Vorstand und den Mitgliedern geschaffen werden.
Da der automatisierte Mailversand den manuellen Briefversand ersetzt, konnten einige Prozesse optimiert und Kosten gesenkt werden.
Anforderungen
Allgemeine Anforderungen
- moderner Internetauftritt
- Vorstellung des Verein
- Allgemeines
- Chronik
- Vorstand & Ämter
- Vereinshaus
- Vorstellung & Beschreibung
- Belegungskalender
- Blogbeiträge / News
- Veranstaltungskalender
- Interner Bereich für Mitglieder
Spezielle Anforderungen
- regelmäßige Backups
- Einhaltung der DSGVO-Anforderungen
- Versand von Newsletter
- Download für Mitglieder
- Forum / Marktplatz
Automatisierung & Digitalisierung
- Userverwaltung
- einfacher Import der Mitglieder
- Export der User-Liste
- eigene Felder (z.B. Parzelle)
- einfache Profilpflege
- automatischer Rechnungsversand
- persönliche Downloads
- online Abstimmungen
Umsetzung der allgemeinen Anforderungen
Zu einem modernen Internetauftritt ist es unumgänglich, dass die Seite eine responive Darstellung anbietet. Das heißt, dass sie sich auf dem Smartphone genauso gut ansehen lässt, wie auf einem Rechner.
Wir haben uns hier für ein fertiges Template von Joomla51.com entschieden, da es sich leicht bedienen und an die eigenen Anforderungen anpassen lässt. Zusätzlich bieten es eine Vielzahl an Modulpositionen, für die Ausgabe von kleinen Erweiterungen (Modulen).
Vorstellung des Verein
Zur Vorstellung des Verein kommen verschiedene Beiträge in separaten Beitragskategorien zum Einsatz. Ebenso wurden verschiedene Erweiterungen (Module) verwendet, welche von mir entwickelt und teilweise hier zum Download angeboten werden:
- Modul "J51 Icon Gallery" - Icon-Menü für die Unterpunkte (angepasstes Modul von joomla51)
- Modul "ITCS Teamcards" - Vorstellung des Vorstand
- Modul "ITCS mapcircle" - DSGVO konforme google Maps Einbindung mit Umkreis
- Modul "ITCS horizontal timeline" - Interaktive horizontale Timeline (Darstellung der Chronik)
- Modul "ITCS carousel" - zeigt die News auf der Startseite in einem Scroller an
Für die Anzeige "Freie Gärten" wurde eine spezielle Beitragskategorie erstellt. Dessen Beiträge sind zusätzliche "Custom Fields" hinzugefügt worden und während die Ausgabe anhand von Overrides angepasst wurde. Somit wird eine spezielle und einheitliche Darstellung von freine Parzellen sichergestellt. Ebenso wurde auch die Anzeige der Kategorie-Ansicht anhand eines Override überarbeitet, wenn es keine freien Gärten gibt.
Für die Vorstellung des Vereinshaus, wurde ein einzelner Beitrag erstellt. Die Kurzinformationen auf der rechten Seite wurden mittels Module (eigenes Modul im Joomla Core) erstellt.
Für den Belegungskalender habe ich ein kleines Modul "ITCS simple reservation calendar" entwickelt. Hiermit kann relativ einfach angezeigt werden, an welchen Tagen das Vereinshaus belegt ist. Das gleiche Modul gibt es auch noch einmal für den internen Bereich, in dem zusätzliche Belegungen / Termine angezeigt werden können.
Die Blogbeiträge sollen die Mitglieder und Besucher mit aktuellen Informationen versorgen. Hierfür wurden für die verschiedenen Bereiche wie "Vorstand", "Events" und "Fachberatung" jeweils eine Kategorie erstellt und unter dem Menüpunkt "News" zusammengefasst ausgegeben.
Dass diese in die verschiedenen Kategorien eingeordnet werden, dient nicht nur der Darstellung, sondern ebenso auch der Berechtigungen. Somit ist eine klare Abgrenzung möglich, dass z.B. der Fachberater nur Beiträge für die Kategorie "Fachberatung" erstellen und bearbeiten darf. Wie die Einstellungen hierzu in Joomla erfolgt, habe ich in einem gesonderten Beitrag "Berechtigungen für ein Verein" beschrieben.
Für den Veranstaltungskalender haben wir uns für die fertige Erweiterung (Komponente) Komponente DP Calendar entschieden. Er ist sehr intuitiv zu bedienen und passt sich optisch sehr gut an und wird mit moderner Technologie stetig weiterentwickelt.
Was eine große Stärke der Seite mit Joomla ist, dass ist die Möglichkeit einen internen Bereich für die Mitglieder, inklusive einer ausgereiften Berechtigungsstruktur anzubieten. Damit keine fremden Besucher Zugriff auf den internen Bereich haben, wurden die Einstellungen so gewählt, dass nur die Administratoren die Mitglieder anlegen und löschen können.
Welche weiteren Details im internen Mitgliederbereich möglich sind, folgt in den speziellen Anforderungen.
Umsetzung der speziellen Anforderungen
Das Erstellen von Backups gehört eigentlich zu den Grundvoraussetzungen. Es ist zum einen eine Voraussetzung nach DGVO und schützt vor Datenverlust. Für die Durchführung von regelmäßigen Backups gibt es glücklicherweise eine Komponente, die auf keiner Seite fehlen darf. Hierbei handelt es sich um das Akeeba Backup, welches in der kostenfreien Varaiante bereits sehr umfangreich und leicht zu bedienen ist.
Die Einhaltung der DSGVO ist ebenso eine Grundvoraussetzung und hier bietet Jommla bereits einiges an, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Hierbei gilt jedoch auch zu beachten, dass man sich genau überlegen muss, was als Erweiterung installiert wird und ob diese Erweiterung DSGVO-konform ist. Für die weiteren Anforderungen, wie zum Beispiel die Erstellung der Datenschutzerklärung wird empfohlen auf einen geprüften Anbieter wie z.B. erecht24 oder easyrechtssicher.de
Damit die Mitglieder schnell per Newsletter informiert werden können, wird die Komponente ACY Mailing eingesetzt. Sie ist intutitiv zu benutzen und bietet darüber hinaus sehr viele Möglichkeiten schnell und einfach moderne Newsletter zu erstellen. Darüber hinaus, wird es direkt in Joomla installiert, läuft somit auf dem eigenen Server und ist kein Drittanbieter.
In jedem Verein gibt es Formulare, Informationsblätter usw. die speziell den Mitgliedern dienen. Damit diese sich kategorisieren und zum Download anbieten lassen, setzen wir hier die Komponente Phoca Downloads ein. Es gibt weitere ähnliche Komponenten, für welche man sich entscheidet ist hier eher Geschmackssache.
Was uns hier besonders gefällt ist, dass es sich gut an das Design der Seite anpasst und sich mittels der Joomla-ACL (Access Control List) die Berechtigungen anpassen lassen. So können Dokumente eigenen Kategorien zugeordnet werden, welche für bestimmte Benutzergruppen zugänglich sind.
Kein Forum und kein Marktplatz - auch wenn der Wunsch danach oftmals mit an erster Stelle steht. Doch die Erfahrungen sind, dass das oftmals und sehr schnell verkommt dahin tristet. Zusätzlich bietet Angriffsflächen für Verstöße gegen den Datenschutz. Ein Forum lebt von regelmäßigen Beiträgen und diese müssen moderiert / überwacht werden. Aus Grund haben wir auf die Einrichtung eines Forum bisher verzichtet.
Automatisierung und Digitalisierung
Das Kernstück bei der Automatisierung und Digitalisierung ist hier die Userverwaltung.
Mit der Einführung von Custom Fields in Joomla wurde ein mächtiges Werkzeug geschaffen mit dem sich Benutzerprofile an die eigenen Anforderungen anpassen lassen. Wir haben auf das integrierte Benutzerprofil verzichtet und dieses anhand von Custom Fields selbst erstellt. Mit Hilfe eines Override wird das Feld "Name" (Pflichtfeld im Joomla-Account), automatisch durch die eigenen Felder "Vorname" und "Nachname" gesetzt. Eine ausführliche Beschreibung für dieses Override gibt es unter www.j-over.de/
Import und Export der Mitgliederliste
Damit man die Mitglieder mit den gesamten Feldern nicht manuell anlegen und ausfüllen muss, habe ich hierfür ein Import-Modul entwickelt.Das heißt man erstellt die zu importierenden Daten in einer Excel-Liste oder CSV-Datei und kann diese entsprechend importieren. Startpasswörter, Auswahl der Berechtigungsgruppe und Download einer Importvorlage sind möglich. In der Regel verwendet man dieses jedoch nur zum Start, denn im laufenden Betrieb ist die manuelle Anlage oft schneller.
Genauso einfach wie der Import ist, soll auch ein Export der Mitgliederliste möglich sein. Hierfür habe ich das Modul "ITCS UserFieldTable" entwicklet, welches dieses möglich macht. Bei der Ansicht der Mitgliederliste lassen sich:
- die Felder / Spalten auswählen,
- Felder / Spalten sortieren,
- nach Daten Filtern bzw. suchen.
Der Export der Liste kann anhand der definierten Auswahl als Excel-, CSV- oder PDF-Liste erfolgen.
Automatischer Mailversand bei Änderung des Profil
Die Nachdem die Mitglieder nun einen Login-Zugang haben, können Sie jetzt auf einfacher Art Ihr eigenes Profil pflegen. Insbesondere, wenn sich deren Anschrift, Telefonnummer o.ä. ändert. Damit der Vorstand über diese Änderung informiert wird, habe ich das Plugin "Profile2Mail" entwickelt, welches genau diese Aufgabe übernimmt.
In den Plugin-Einstellungen kann festgelegt werden, an welche Mail-Adressen diese Information gesendet werden soll. Sobald jemand das eigene Profil bearbeitet und Änderungen vornimmt, wird automatisch eine Mail mit den gesamten alten und neuen Datensatz versendet und die erfolgten Änderungen farblich hervorgehoben.
Damit erntfällt für die Mitglieder eine sparate Meldung an den Vorstand, es kommen keine Zettel weg, Schreibfehler werden verhindert und die Änderungen können schnelle und korrekt übernommen werden.
Upload und automatischer Rechnungsversand
Ein recht hoher Aufwand und Kostenfaktor ist heutzutage der Druck und Versand von Rechnungen und weiteren persönlichen Unterlagen. Damit diese Aufwände und Kosten eingespart werden können, haben ich hierfür das Plugin "ITCS UserFolder" und Modul "ITCS UserFolderUpload" entwickelt.
Das Plugin "ITCS UserFolder" sorgt dafür, dass bei der Anlage eines neuen Benutzer ein eigenes Verzeichnis angelegt wird. In den Einstellungen kann das Hauptverzeichnis, sowie zusätzlich anzulegende Unterverzeichnisse definiert werden. Ebenso kann definiert werden, welche Bezeichnung die jeweiligen Verzeichnisse haben sollen. Das kann z.B. die User-ID, Name oder E-Mail Adresse sein.
Wird ein Benutzer.gelöscht, so wird über das Plugin ebenso das Verzeichnis mit samt Inhalt gelöscht. Haben die jeweiligen Verzeichnisse den Namen eines Feldes (Name, E-Mail Adresse o.ä.) und werden diese Daten im Benutzerprofil geändert, so ändert das Plugin gleichzeitig das Verzeichnis auf den neuen Wert.
Das Plugin bildet die Grundlage für das Modul "ITCS UserFolderUpload". Mit diesem Modul kann ein automatischer Upload von Rechnungen oder persönlichen Unterlagen erfolgen. Wichtig ist, dass die Dokumente pro Mitglied vorliegen und eine eindeutige Bezeichnung haben. Über eine CSV-Datei wird festgelegt, welche Datei für welchen User bestimmt ist. Mit Upload der CSV-Datei und Auswahl des Verzeichnis (in dem die Dateien liegen) kann der Upload in die jeweiligen Verzeichnisse und zeitgleicher Versand per E-Mail erfolgen. In den Einstellungen kann eine Mail-Vorlage angelegt und vor der jeweiligen Ausführung angepasst werden.
Das Ergebnis für erfolgreichen Upload und/oder Mailversand wird in einer Tabelle angezeigt und kann als PDF exportiert werden.
persönlicher Download
Damit der Upload von persönlichen Dateien nun auch einen Nutzen hat, kommt das Modul "ITCS UserFolder" zum Einsatz.
Durch verschiedene Sicherheits-Mechanismen sind die Verzeichnisse derart geschützt, dass auch nur das jeweilige Mitglied Zugriff auf seine persönlichen Dokumente hat. Der Zugriff und Download steht somit nur nach erfolgreichen Login zur Verfügung.
Den Vorteil der sich hier für das jeweilige Mitglied bildet ist, dass er jederzeit Zugriff auf diese Unterlagen hat. Ebenso ist der Zugriff auf ältere Unterlagen jederzeit möglich.
Online Abstimmung
Die Corona-Pandemie hat ja so einiges durcheinander gebracht und auf Grund der Maßnahmen konnten wir unsere Mitgliederversammlung nicht durchführen.
Da dennoch eine Abstimmung erfolgen musste, haben wir uns für den Einsatz der Komponente "convertforms" von tassos.gr entschieden.
Was uns zu dieser Komponente überzeigt hat, dass es möglich war, die Abstimmung so einzustellen, dass auch wirklich nur eine Stimme pro Mitglied möglich ist und Möglichkeiten der Auswertung.
Diese Abstimmung wurde kombiniert mit der schriftlichen Abstimmung, damit Mitglieder ohne Login-Zugang ebenfalls abstimmen konnten. Mitglieder mit Login-Zugang hatten die Wahl zwischen online oder schriftlich.
Anmerkung:
Die derzeit entwickelten Module insbesondere für die User-Verwaltung, persönlicher Download, automatischer Rechnungsversand usw. sollen in der kommenden Zeit zu einer Komponente gebündelt werden.
