Automatisierung und Digitalisierung
Das Kernstück bei der Automatisierung und Digitalisierung ist hier die Userverwaltung.
Mit der Einführung von Custom Fields in Joomla wurde ein mächtiges Werkzeug geschaffen mit dem sich Benutzerprofile an die eigenen Anforderungen anpassen lassen. Wir haben auf das integrierte Benutzerprofil verzichtet und dieses anhand von Custom Fields selbst erstellt. Mit Hilfe eines Override wird das Feld "Name" (Pflichtfeld im Joomla-Account), automatisch durch die eigenen Felder "Vorname" und "Nachname" gesetzt. Eine ausführliche Beschreibung für dieses Override gibt es unter www.j-over.de/
Import und Export der Mitgliederliste
Damit man die Mitglieder mit den gesamten Feldern nicht manuell anlegen und ausfüllen muss, habe ich hierfür ein Import-Modul entwickelt.Das heißt man erstellt die zu importierenden Daten in einer Excel-Liste oder CSV-Datei und kann diese entsprechend importieren. Startpasswörter, Auswahl der Berechtigungsgruppe und Download einer Importvorlage sind möglich. In der Regel verwendet man dieses jedoch nur zum Start, denn im laufenden Betrieb ist die manuelle Anlage oft schneller.
Genauso einfach wie der Import ist, soll auch ein Export der Mitgliederliste möglich sein. Hierfür habe ich das Modul "ITCS UserFieldTable" entwicklet, welches dieses möglich macht. Bei der Ansicht der Mitgliederliste lassen sich:
- die Felder / Spalten auswählen,
- Felder / Spalten sortieren,
- nach Daten Filtern bzw. suchen.
Der Export der Liste kann anhand der definierten Auswahl als Excel-, CSV- oder PDF-Liste erfolgen.
Automatischer Mailversand bei Änderung des Profil
Die Nachdem die Mitglieder nun einen Login-Zugang haben, können Sie jetzt auf einfacher Art Ihr eigenes Profil pflegen. Insbesondere, wenn sich deren Anschrift, Telefonnummer o.ä. ändert. Damit der Vorstand über diese Änderung informiert wird, habe ich das Plugin "Profile2Mail" entwickelt, welches genau diese Aufgabe übernimmt.
In den Plugin-Einstellungen kann festgelegt werden, an welche Mail-Adressen diese Information gesendet werden soll. Sobald jemand das eigene Profil bearbeitet und Änderungen vornimmt, wird automatisch eine Mail mit den gesamten alten und neuen Datensatz versendet und die erfolgten Änderungen farblich hervorgehoben.
Damit erntfällt für die Mitglieder eine sparate Meldung an den Vorstand, es kommen keine Zettel weg, Schreibfehler werden verhindert und die Änderungen können schnelle und korrekt übernommen werden.
Upload und automatischer Rechnungsversand
Ein recht hoher Aufwand und Kostenfaktor ist heutzutage der Druck und Versand von Rechnungen und weiteren persönlichen Unterlagen. Damit diese Aufwände und Kosten eingespart werden können, haben ich hierfür das Plugin "ITCS UserFolder" und Modul "ITCS UserFolderUpload" entwickelt.
Das Plugin "ITCS UserFolder" sorgt dafür, dass bei der Anlage eines neuen Benutzer ein eigenes Verzeichnis angelegt wird. In den Einstellungen kann das Hauptverzeichnis, sowie zusätzlich anzulegende Unterverzeichnisse definiert werden. Ebenso kann definiert werden, welche Bezeichnung die jeweiligen Verzeichnisse haben sollen. Das kann z.B. die User-ID, Name oder E-Mail Adresse sein.
Wird ein Benutzer.gelöscht, so wird über das Plugin ebenso das Verzeichnis mit samt Inhalt gelöscht. Haben die jeweiligen Verzeichnisse den Namen eines Feldes (Name, E-Mail Adresse o.ä.) und werden diese Daten im Benutzerprofil geändert, so ändert das Plugin gleichzeitig das Verzeichnis auf den neuen Wert.
Das Plugin bildet die Grundlage für das Modul "ITCS UserFolderUpload". Mit diesem Modul kann ein automatischer Upload von Rechnungen oder persönlichen Unterlagen erfolgen. Wichtig ist, dass die Dokumente pro Mitglied vorliegen und eine eindeutige Bezeichnung haben. Über eine CSV-Datei wird festgelegt, welche Datei für welchen User bestimmt ist. Mit Upload der CSV-Datei und Auswahl des Verzeichnis (in dem die Dateien liegen) kann der Upload in die jeweiligen Verzeichnisse und zeitgleicher Versand per E-Mail erfolgen. In den Einstellungen kann eine Mail-Vorlage angelegt und vor der jeweiligen Ausführung angepasst werden.
Das Ergebnis für erfolgreichen Upload und/oder Mailversand wird in einer Tabelle angezeigt und kann als PDF exportiert werden.
persönlicher Download
Damit der Upload von persönlichen Dateien nun auch einen Nutzen hat, kommt das Modul "ITCS UserFolder" zum Einsatz.
Durch verschiedene Sicherheits-Mechanismen sind die Verzeichnisse derart geschützt, dass auch nur das jeweilige Mitglied Zugriff auf seine persönlichen Dokumente hat. Der Zugriff und Download steht somit nur nach erfolgreichen Login zur Verfügung.
Den Vorteil der sich hier für das jeweilige Mitglied bildet ist, dass er jederzeit Zugriff auf diese Unterlagen hat. Ebenso ist der Zugriff auf ältere Unterlagen jederzeit möglich.
Online Abstimmung
Die Corona-Pandemie hat ja so einiges durcheinander gebracht und auf Grund der Maßnahmen konnten wir unsere Mitgliederversammlung nicht durchführen.
Da dennoch eine Abstimmung erfolgen musste, haben wir uns für den Einsatz der Komponente "convertforms" von tassos.gr entschieden.
Was uns zu dieser Komponente überzeigt hat, dass es möglich war, die Abstimmung so einzustellen, dass auch wirklich nur eine Stimme pro Mitglied möglich ist und Möglichkeiten der Auswertung.
Diese Abstimmung wurde kombiniert mit der schriftlichen Abstimmung, damit Mitglieder ohne Login-Zugang ebenfalls abstimmen konnten. Mitglieder mit Login-Zugang hatten die Wahl zwischen online oder schriftlich.
Anmerkung:
Die derzeit entwickelten Module insbesondere für die User-Verwaltung, persönlicher Download, automatischer Rechnungsversand usw. sollen in der kommenden Zeit zu einer Komponente gebündelt werden.
